Infor-Implementierung bei J-Tec im Zeit- und Budgetrahmen

„Ein Team wird man auf dem gemeinsamen Weg.“

Beim Kick-off zeigte J-Tec Material Handling auf der Präsentationsfläche das Bild eines Formel-1-Teams. Ein Team, eine Aufgabe. Bas van Haaren, der das J-Tec-Projekt auf unserer Seite leitete, reagierte darauf: „Tolles Bild. Aber wir werden das gesamte Projekt brauchen, um zu diesem Team zu werden.“

Fünfzehn Monate später ging Infor CloudSuite bei J-Tec live. Zum geplanten Termin und innerhalb des vereinbarten Budgets. Dies ist die Geschichte, wie dieses Team zusammengewachsen ist.

J-Tec Material Handling entwickelt und baut automatisierte Anlagen für die Verarbeitung von Pulvern, Granulaten und Flüssigkeiten, insbesondere für Kunden aus der Chemie- und Lebensmittelindustrie. Vom belgischen Kapellen aus betreut das Unternehmen Kunden auf der ganzen Welt. Seit 1999 gehört J-Tec zu Katoen Natie.

Navision und Excel

Jedes Projekt bei J-Tec beginnt mit dem Engineering und endet mit einer betriebsbereiten Anlage. Was ein Ingenieur in einer Zeichnung festlegt, muss genau so eingekauft und gebaut werden. Die bestehende Navision-ERP-Umgebung unterstützte das Tagesgeschäft von J-Tec nach wie vor gut, eine weitere Modernisierung erwies sich jedoch als schwierig.

Darüber hinaus wurden bestimmte Prozess- und Projektdaten in verschiedenen Abteilungen mithilfe spezialisierter Excel-Lösungen verwaltet. Obwohl auch dieser Ansatz viele Jahre gut funktionierte, wuchs der Bedarf an einer zentralen Datenhaltung, Standardisierung und der Wiederverwendung von Informationen über verschiedene Projekte hinweg. J-Tec benötigte daher eine zukunftssichere ERP-Plattform, die technologische Innovation, Unternehmenswachstum und Prozessintegration optimal unterstützt.

Pieter Jordens, Digital Transformation Manager bei J-Tec, nennt ein Beispiel: „Man bestellt eine Komponente bei einem Lieferanten. Beim nächsten Projekt muss man alle Daten erneut eingeben, dieselben Dokumente wieder suchen und neu verknüpfen. Wir wollten eine zentrale Datenbank, aus der diese Informationen automatisch abgerufen werden.“

Die Entscheidung für Infor

J-Tec betrachtete zunächst Microsoft und Oracle, zwei Plattformen, die innerhalb von Katoen Natie bereits bekannt waren. Keine der beiden passte jedoch optimal zu der Art und Weise, wie J-Tec internationale Projekte steuert und umsetzt. Deshalb wurde die Suche fortgesetzt.

„Am Ende blieben Infor und ein weiterer Anbieter übrig“, erzählt Pieter. „Unsere Präferenz lag bei Infor. Ausschlaggebend waren die starke Projektfunktionalität, der Business Case und das Vertrauen, das wir in das Implementierungsteam von Antaras hatten.“

„Wenn die Software selbst nicht das entscheidende Unterscheidungsmerkmal ist, kann man mit verschiedenen Lösungen sein Ziel erreichen“, erklärt Sebes Zevenhuizen, Geschäftsführer von Antaras. „In diesem Fall sollte man sich das Implementierungsteam ansehen. Mit wem glaubt man, in der kommenden Zeit am besten zusammenarbeiten zu können?“

Jan Pijpers, unser Business Development Manager, erstellte das Angebot für J-Tec. „In einem solchen Angebot verkaufe ich unsere Lösung von A bis Z und nicht von A bis X, während ich Y und Z für später zurückhalte, wenn der Kunde nicht mehr zurückkann. Bei Antaras wollen wir von Anfang an Klarheit schaffen.“

Die ersten Monate

Wir starteten das Projekt nach der Implementierungsmethodik von Infor. Zunächst zeigten wir, wie die Standardprozesse funktionieren. Anschließend untersuchten wir, wie sich die Prozesse von J-Tec darin abbilden lassen. Auf dem Papier klingt das logisch. In der Praxis kann es jedoch Reibungspunkte geben.

„Zunächst wurde uns eine Standardarbeitsweise gezeigt, bei der wir von der ersten Minute an das Gefühl hatten, dass sie für uns nicht funktionieren würde“, erklärt Pieter Jordens. „Außerdem waren unsere Erwartungen zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig aufeinander abgestimmt.“

Sebes: „Viele denken, eine ERP-Implementierung sei ein reines IT-Projekt. Das ist sie nicht. Das Unternehmen und seine Prozesse müssen sich verändern. Wir unterstützen dabei. Aber letztendlich muss der Kunde diese Veränderung selbst umsetzen. Wenn man an alten Arbeitsweisen festhält, funktioniert es nicht.“

Jan spricht offen darüber: „Es war keine Autobahn. Gemeinsam mit J-Tec sind wir über eine holprige Straße gefahren. Das ist auch nicht ungewöhnlich. Man muss sich zunächst richtig kennenlernen.“

Der Wendepunkt

Also haben wir gemeinsam über Erwartungen, Rollen und Verantwortlichkeiten gesprochen und darüber, wer welche Aufgaben übernimmt. Als das geklärt war, nahm das Projekt Fahrt auf.

Datenmigration, Testskripte und der Aufbau einer Key-User-Organisation sind Aufgaben, die in der Verantwortung des Kunden liegen. Gleichzeitig handelt es sich um Tätigkeiten, mit denen sich die meisten Unternehmen nur alle paar Jahre beschäftigen. Bei Antaras sehen wir unsere Rolle dabei etwas anders.

Bas van Haaren: „Als Implementierungspartner muss man den Kunden auch bei den Aufgaben unterstützen, für die er selbst verantwortlich ist. Vielleicht macht uns das zu einem etwas untypischen Implementierungspartner. Aber wenn der Kunde seine Aufgaben gut erledigt, profitiert man letztlich selbst davon.“

Genau darum ging es auch bei dem Formel-1-Vergleich während des Kick-offs. Ein Team wird man auf dem gemeinsamen Weg. Und das geht schneller, wenn jeder weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird.

Eine zentrale Herausforderung gelöst

Bei J-Tec gehört der Wert eines Lagerbestands zu dem Projekt und zu der Gesellschaft, die dieses Projekt durchführt, und nicht zu dem Standort, an dem sich die Waren physisch befinden.

Ein Beispiel: Das Engineering in den Vereinigten Staaten bestellt Material in Antwerpen und lagert es dort vorübergehend. Dieser Bestand gehört weiterhin zur US-Gesellschaft. Infor geht standardmäßig davon aus, dass ein Lagerbestand finanziell dem Standort zugeordnet wird, an dem er sich physisch befindet.

Bas van Haaren: „Hier gab es eine Herausforderung, die wir lösen mussten. Wir organisierten funktionsübergreifende Workshops unter Einbeziehung der Geschäftsführung und des Managementteams und stimmten uns intensiv mit Infor ab. Letztendlich haben wir den Prozess so automatisiert, dass die Anwender jederzeit problemlos das richtige Lager auswählen können.“

Pieter Jordens erinnert sich gut an diese Besprechungen: „Es gab Momente, in denen ich dachte, dass wir keine Lösung finden würden. Und kurze Zeit später sieht man, dass Antaras alles vollständig ausgearbeitet hat und es von A bis Z stimmt. Dann denkt man: Wir sind gemeinsam auf einem guten Weg.“

Bemerkenswert ist auch, wie wenig kundenspezifische Anpassungen letztendlich erforderlich waren.

Sebes: „Die Anzahl der individuellen Anpassungen war überraschend gering. Jeder Entwickler, den man an einem ERP-System individuelle Lösungen programmieren lässt, macht es in der Wartung teurer und bei Updates komplizierter. Genau davon wollen CEOs und CFOs weg.“

Kontrollierter Go-live

Am 11. Mai 2026 ging Infor bei J-Tec live. Nicht mit einem großen Knall, sondern nach einem klar definierten Ablaufplan.

„Am Morgen führten wir die letzte Kontrolle der Datenmigration durch“, erzählt Bas. „Anschließend erfassten die Key User ihre ersten Aufträge, die wir gemeinsam überprüften. Im Vorfeld des Go-live arbeiteten wir die Prozesse Tag für Tag durch. Dabei standen die Key User den Endanwendern zur Seite und unsere Consultants unterstützten als zweite Supportebene.“

Bas blickt gerne auf die letzte Phase der Implementierung zurück: „Die letzten sechs Monate liefen sehr gut. Es herrschten Ruhe und Struktur, und auf beiden Seiten lag der Fokus auf Qualität. Wirklich stressige Situationen hatten wir nicht mehr. Natürlich haben wir in Richtung Go-live den Druck gespürt, der zu einem solchen wichtigen Moment dazugehört.“

Wie geht es weiter?

Im November dieses Jahres folgt der Roll-out von Infor am J-Tec-Standort in Spanien, wobei J-Tec selbst die Führung übernimmt.

Ein ERP-System ist nie wirklich fertig. „ERP ist ein Verb“, sagt Sebes. „Organisationen verändern sich, also muss sich auch die Anwendung mit ihnen weiterentwickeln.“

Bei J-Tec ist das bereits zu spüren. Pieter: „Kollegen fragen mich schon jetzt, was der nächste Schritt ist und was wir noch verbessern können. Diese Dynamik ist da, und das ist gut.“

Über die Zusammenarbeit findet Pieter klare Worte: „Natürlich gab es Dinge, die nicht sofort richtig liefen, und das führte manchmal zu Frustrationen. Aber Antaras zeigte immer Verständnis, hörte uns zu und suchte gemeinsam mit uns nach Lösungen, wenn es notwendig war. Das Team verfügt über viel Know-how und ist sehr flexibel. Das hat uns in diesem Projekt enorm geholfen.“

Für J-Tec war die Transformation zu Infor nie ein reines Technologieprojekt. Ziel war es, ein skalierbares digitales Fundament zu schaffen. Ein Fundament, das weiteres internationales Wachstum unterstützt, Wissen und Daten besser wiederverwendbar macht und die Zusammenarbeit zwischen Engineering, Projektmanagement, Einkauf, Logistik und Finance stärkt.

Unsere Implementierung von Infor CloudSuite war ein wichtiger Baustein für die weitere Digitalisierung der J-Tec-Organisation.